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行政后勤管理中心体制机制调整方案

[发表时间]:2018-06-26 [来源]:
北京市北外附属外国语学校
行政后勤管理中心体制机制调整方案
2018 6 月,初稿)
第一部分   前言
1. 本方案依据北京市北外附属外国语学校的管理制度,由行政后勤管理中心室(简称:行政中心)研制并经党政联席会议审议通过后,公布并执行。
2. 根据总校的最新规定,除总校聘任的干部外,其他由行政中心聘任的主任、组长均属于行政中心主管,不列入学校中层干部管理体制,有关待遇按学校相关规定执行,行政中心无权擅自提高标准。
第二部分 管理模式和工作目标
1. 实行行政中心主任负责制,受校长委托,行政中心主任负责行政中心所属部门的日常领导和管理工作。
2. 通过成立 “行政后勤综合管理中心”和“后勤财务纪检组”,建立“行政综合服务”的概念,创新管理理念,建构支持教育教学第一线工作的服务保障体制机制,增强服务意识,提高工作效能,加强监督管理,促进学校事业的全面进步。
第三部分 部门建制、“工作流”图示
一、主要“工作流”如下所示
二、部门建制总体思路
行政中心部门建制分学校办公室、人力资源部、外事办、校史编写办公室、财务处、总务处、物业公司、图书档案室(王静分管)几大板块。
(一) 日常管理工作
1、 学校办公室
做好文件的上传下达工作 , 相关材料的报送; 开学和学期结束前的工作安排;学校会议的筹备工作、记录工作;各种迎检和接待工作;相关的年报和各类信息统计工作; 审核并管理各类合同,防范法律风险;修订完善各类管理制度,建立各类工作流程等。
2、 人力资源部
参与研制并修订学校的薪酬制度;编制人事编制方案,协调各区域人事编制安排,拟订人事聘用合同,根据校长要求控制校内人员编制;全校教职工薪酬的发放,社保、公积金的办理;教师职称评审等工作。
3、 外事办
协调各校区招聘外教;办理外教的工作许可,签证等事务;协调和管理外教在校工作、生活事宜;核算自聘外教工资、学期奖、报销款项;协助各校区外事接待等。
4、 校史编写办公室
    编写校史纪念册;整理收集校史档案;筹办 60 周年庆祝活动;建设并维护校友平台;成立校友会;学校宣传等工作。
5、 财务处
研制学校的年度预算方案初案;初审各类重大财务开支;组织校内各类采购、基本建设、学生外出活动、课程或其他外包等招标事项,建立规范的招标操作流程并组织实施;建立例行审计制度,落实财务工作年审计;根据会计制度规定和内部控制要求,对财会岗位设置、职责分工、工作流程等进行整体设计;严格监控资金流动,控制财务风险,定期向主管校领导汇报学校资金运行情况;协调专项预算和预算外业务事项的单独申报工作,做好初步审核;监督管理后勤服务公司的财务工作等。
6、 总务处
审核各类小额工程方案,在北京外国语大学有关部门的指导下,做好工程量测算,施工过程管理,决策报审及结算等事项,按有关规定向学校党政联席会议报告;初步审核各类采购计划,并按规定要求报批;自觉接受北京外国语大学相关部门、海淀区教委后勤中心的业务指导;做好日常维修及其他临时性工作;做好车辆使用统计、定期年检、续保、按时保养维修等工作;健全、认真履行校内用车制度,严格遵守交通法规;保洁、环卫、绿化、饮用水管理工作,合理安排人员,健全制度、制订工作计划。按照规划组织实施校园绿化美化工程,移栽苗木花卉,适时修剪、浇灌,施肥除草、撒药等,再放汛期做好防汛工作。
7、 物业公司
管理综合楼及体育馆的经营及日常运营;负责宿舍所有财产、家具、设施、设备的数量、质量的管理工作;宿舍人员的安全、卫生管理工作,发现安全隐患及发生突发事件和其它重大问题要及时报告,并尽力做好疏导、劝解、制止等工作;维护宿舍楼的正常生活秩序,
8、 家长接待中心
管理家长投诉电话、家长来校反映问题的接待、家长来校约见教师或领导事宜,解决家长因急事帮助沟通事宜,来信来访事宜的处理,家长冲突应急处置,家长临时来校送物处理,学生放学因家长迟到接纳临时托管的学生,日常招生咨询工作等等。
9、 图书档案室
图书档案室主管(原中层副职)由分管领导提议,经校长审核同意、党政联席会议讨论通过后,由行政中心发布聘任文件。
(二) 采购、工程等事项的操作
1 、校区
各校区的日常开支要于上学期工作计划同步制定,所有预算在使用时要符合开支的相关规定,不得擅自提高标准或转移他用;
预算内开支, 2000 元以内的 , 直接走执行程序,不必再打报告; 2000 元以上的,需进行简单的复审;
预算外的开支、工程类事项以及大额采购等,按下文的规定和流程执行。
2 、创客中心、图书馆、实验室、校艺术中心、宿管中心等非行政中心直管的部门
凡涉及采购、工程等事项, 30 万以内的采购和 10 万以内的工程,先经分管校长(校长助理)同意立项,然后根据金额按下文的相关规定和流程执行。相关规定见附件,主要流程:
3 、金额超过 30 万的采购和金额超过 10 万的工程,交由大学后勤处、大学招标办或其他部门执行。
(三) “后勤财务纪检特别小组”主要职能和工作流程
组长:于苒(党总支纪检委员)
成员:各支部纪检委员。
(一)主要职责:
1.   负责监督“三重一大”事项决策制度执行情况。
2.   负责参与监督项目采购(货物采购、工程采购、服务采购)的招标全过程。实现采购决策民主化、操作透明化、权利分散化、采购规范化、效益最大化。
3.   负责对招生等重大事项的纪律监督。
4.   发现违反制度或违纪行为或收到群众举报及时向校长、书记汇报。
(二)工作流程
1.   立项监督: 重大项目立项要通过党政联席会。
2.   项目参与人员合理性监督: 依据项目具体情况,确认项目临时工作小组人员的合理性,无利益相关人员参加决策。要求参与成员签署保密或廉政承诺书。
3.   供应商来源合理性监督 :供应商信息来源公开、多元化,由不同部门提供,杜绝一个部门提供多个供应商,出现陪标现象。
4.   议标、决策过程性监督: 全程参与监督议标和决策过程,保证评价标准的公正有效,并在采购会议纪要上签署意见。纪检小组组长若因事不能参加,可报告总支书记,由总支书记指派相应的其他纪检同志参加。
第四部分 部门主管或组长编制及其他
一、部门主管或组长编制
注:兼任不重复取酬
二、其他
1. 本规定自发布之日起试行,之前小学有关规定与本规定相抵触的,以本规定为准。
2. 在试行过程中根据学校实际发展、政策变化、机构改革等及时修订完善,修订时须上报学校党政联席会审议通过。
3. 本规定解释权在行政中心。


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